Thẩm định DQ IQ OQ PQ — bộ hồ sơ gồm những gì

Trong nhà máy dược phẩm, DQ IQ OQ PQ là quy trình thẩm định bốn giai đoạn bắt buộc cho mọi thiết bị, nhà xưởng và hệ thống phụ trợ GxP. Nhiều đơn vị triển khai quy trình này như một thủ tục đối phó thanh tra. Tuy nhiên, mục tiêu cốt lõi của bộ hồ sơ thẩm định là chứng minh thiết bị đáp ứng đúng mục đích sử dụng và đạt tiêu chuẩn chất lượng. Do đó, hiểu rõ bản chất từng giai đoạn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và đảm bảo tuân thủ GMP.

DQ IQ OQ PQ là gì và vì sao phải thẩm định theo bốn giai đoạn

Bộ hồ sơ thẩm định bốn giai đoạn là chuỗi hoạt động đánh giá có hệ thống từ khâu thiết kế đến khâu sản xuất thực tế. Cụ thể, quy trình này xác nhận thiết bị hoạt động ổn định và tạo ra sản phẩm đạt chất lượng theo cam kết.

Vai trò của thẩm định thiết bị trong sản xuất dược phẩm

Thẩm định thiết bị giúp loại bỏ các nguy cơ gây sai sót trong quá trình sản xuất thuốc. Cụ thể, việc đánh giá cẩn thận ngăn ngừa nguy cơ nhiễm chéo và sự cố hỏng hóc dừng máy. Ngoài ra, hồ sơ thẩm định đầy đủ là bằng chứng pháp lý quan trọng khi làm việc với cơ quan quản lý. Vì vậy, thẩm định không chỉ bảo vệ chất lượng sản phẩm mà còn bảo vệ uy tín của nhà máy.

Vòng đời thẩm định theo nguyên tắc EU-GMP Annex 15

EU-GMP Annex 15 coi thẩm định là một quá trình liên tục trong suốt vòng đời thiết bị. Cụ thể, quá trình này bắt đầu từ khi xác định yêu cầu người dùng (URS) và kéo dài đến khi thanh lý thiết bị. Ngoài ra, mỗi giai đoạn trong bộ bốn quy định nhiệm vụ rõ ràng cho từng phòng ban. Do đó, nhà máy không được bỏ qua bất kỳ bước nào trong chuỗi thẩm định này.

Chi tiết nhiệm vụ của bốn giai đoạn DQ, IQ, OQ và PQ

Mỗi giai đoạn trong bộ thẩm định giải quyết một nhóm câu hỏi kỹ thuật riêng biệt. Do đó, đầu ra của giai đoạn trước luôn là cơ sở để triển khai giai đoạn tiếp theo.

Thẩm định thiết kế DQ (Design Qualification)

DQ là bước đánh giá thiết kế dự kiến của thiết bị dựa trên yêu cầu URS. Cụ thể, giai đoạn này trả lời câu hỏi: Thiết kế của nhà cung cấp có đáp ứng đầy đủ yêu cầu GMP và nhu cầu sản xuất hay không. Hồ sơ đầu ra bao gồm bản đánh giá bản vẽ, thông số kỹ thuật và biên bản phê duyệt thiết kế. Thông thường, đại diện phòng Kỹ thuật và phòng Đảm bảo chất lượng (QA) cùng phối hợp ký duyệt hồ sơ này.

Thẩm định lắp đặt IQ (Installation Qualification)

IQ là bước xác nhận thiết bị được giao đúng chủng loại và lắp đặt chuẩn xác tại nhà máy. Cụ thể, giai đoạn này trả lời câu hỏi: Thiết bị có được lắp đúng sơ đồ, đúng vị trí và đầy đủ phụ tùng hay không. Hồ sơ đầu ra bao gồm danh mục kiểm tra linh kiện, chứng chỉ vật liệu, bản vẽ hoàn công và hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị đo. Trưởng ban dự án lắp đặt và đại diện QA là những người ký xác nhận biên bản IQ.

Thẩm định vận hành OQ (Operational Qualification)

OQ là bước kiểm tra khả năng hoạt động của các chức năng và giới hạn vận hành của thiết bị. Cụ thể, giai đoạn này trả lời câu hỏi: Thiết bị có hoạt động đúng theo thiết kế trong mọi dải thông số dự kiến hay không. Hồ sơ đầu ra bao gồm nhật ký thử nghiệm tính năng, báo cáo kiểm tra chuông báo động và hồ sơ xử lý sự cố giả lập. Kỹ sư vận hành cùng đại diện phòng QA sẽ ký xác nhận hoàn thành giai đoạn OQ.

Thẩm định hiệu năng PQ (Performance Qualification)

PQ là bước xác nhận thiết bị hoạt động ổn định và tạo ra sản phẩm đạt tiêu chuẩn trong điều kiện sản xuất thực tế. Cụ thể, giai đoạn này trả lời câu hỏi: Hệ thống có sản xuất ra sản phẩm đạt chất lượng đồng đều trên các lô liên tiếp hay không. Hồ sơ đầu ra bao gồm kế hoạch lấy mẫu, kết quả kiểm nghiệm sản phẩm và báo cáo tổng hợp PQ. Trưởng phòng Kiểm tra chất lượng (QC), Trưởng phòng Sản xuất và Trưởng phòng QA là những người ký phê duyệt cuối cùng.

Bảng tổng hợp các giai đoạn trong bộ hồ sơ thẩm định

Để quản lý tiến độ hiệu quả, nhà máy cần nắm rõ mục tiêu và đầu ra của từng giai đoạn. Dưới đây là bảng tổng hợp chi tiết cho bộ hồ sơ thẩm định.

Những sai lầm phổ biến khi triển khai DQ IQ OQ PQ

Nhiều nhà máy gặp vướng mắc lớn trong các đợt thanh tra do triển khai thẩm định sai trình tự. Cụ thể, hai sai lầm dưới đây xuất hiện thường xuyên nhất tại các cơ sở sản xuất.

Tiến hành làm OQ khi chưa hoàn thành nghiệm thu IQ

Một sai lầm rất phổ biến là chạy thử vận hành OQ trong khi hồ sơ IQ chưa được ký duyệt. Cụ thể, nhà máy vì vội tiến độ nên đã cho thiết bị hoạt động khi chưa nghiệm thu xong đường dây điện hay ống dẫn. Trái lại, quy định GMP bắt buộc giai đoạn trước phải đóng hoàn toàn thì mới mở giai đoạn sau. Do đó, việc làm tắt này khiến toàn bộ kết quả OQ mất giá trị pháp lý. Vì vậy, QA phải kiên quyết không cho chạy OQ nếu thiếu biên bản nghiệm thu IQ.

Coi thẩm định PQ chỉ là thủ tục giấy tờ hoàn thiện hồ sơ

Nhiều đơn vị cho rằng xong OQ là thiết bị đã sẵn sàng và coi PQ chỉ là bước chép số liệu. Cụ thể, họ lấy đại diện vài mẫu thử mà không chạy đủ các kịch bản tải tối đa hoặc tải tối thiểu. Tuy nhiên, thiết bị chạy tốt khi rỗng không có nghĩa là sẽ chạy tốt khi mang phụ tải sản xuất. Thêm vào đó, điều kiện môi trường thực tế luôn biến động phức tạp hơn phòng lab. Do đó, bỏ qua PQ thực chất là đẩy rủi ro hư hỏng lô hàng về phía khâu sản xuất.

Mối liên hệ giữa thẩm định thiết bị và phần mềm GxP

Hiện nay, hầu hết thiết bị dược phẩm đều tích hợp hệ thống điều khiển tự động. Do đó, thẩm định thiết bị phần cứng luôn gắn liền với thẩm định hệ thống vi tính hóa (CSV).

Áp dụng phân loại phần mềm để tối ưu khối lượng kiểm tra

Khối lượng thẩm định phần mềm phụ thuộc vào độ phức tạp của hệ thống điều khiển. Cụ thể, doanh nghiệp có thể tham chiếu GAMP 5: phân loại phần mềm GxP để xác định đúng cấp độ phần mềm từ loại 1 đến loại 5. Ngoài ra, việc phân loại chính xác giúp nhà máy không tốn nguồn lực thẩm định thừa cho các thiết bị đơn lẻ. Để tìm hiểu thêm các tiêu chuẩn thẩm định quốc tế, bạn có thể xem tại tài liệu hướng dẫn của ISPE. Nhờ đó, kế hoạch thẩm định được xây dựng vừa tuân thủ vừa tiết kiệm.

Duy trì trạng thái thẩm định bằng hệ thống quản lý bảo trì

Thẩm định không dừng lại sau khi bộ hồ sơ PQ được phê duyệt. Cụ thể, thiết bị cần được bảo trì và hiệu chuẩn định kỳ để duy trì trạng thái đã thẩm định. Ngoài ra, ứng dụng hệ thống CMMS cho nhà máy dược giúp tự động hóa lịch bảo trì và lưu trữ lịch sử sửa chữa. Đồng thời, mọi thay đổi trên thiết bị đều phải trải qua quy trình kiểm soát thay đổi (Change Control). Nhờ đó, nhà máy luôn sẵn sàng cho mọi kỳ thanh tra đột xuất.

Hướng dẫn lập và quản lý bộ hồ sơ thẩm định đạt chuẩn GMP

Một bộ hồ sơ thẩm định chuẩn mực cần tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc ALCOA+ về toàn vẹn dữ liệu. Cụ thể, các bước triển khai phải được thực hiện theo đúng trình tự phê duyệt.

Chuẩn bị tài liệu đầu vào và đề cương thẩm định

Bước đầu tiên là lập Đề cương thẩm định (Validation Protocol) cho từng giai đoạn. Cụ thể, đề cương phải ghi rõ mục tiêu, phương pháp thử, tiêu chuẩn chấp nhận và biểu mẫu ghi chép. Ngoài ra, đề cương cần được phòng QA xem xét và phê duyệt trước khi tiến hành thực địa. Tuyệt đối không thực hiện kiểm tra khi đề cương chưa có chữ ký duyệt chính thức. Do đó, khâu chuẩn bị tài liệu đóng vai trò quyết định 50% sự thành công của dự án.

Thực thi kiểm tra và lưu trữ báo cáo hoàn công

Ghi số liệu và đóng hồ sơ sau khi kiểm tra

Sau khi hoàn tất kiểm tra thực tế, kỹ sư phải ghi chép số liệu trung thực vào biểu mẫu. Cụ thể, nếu phát hiện sai lệch (deviation), nhóm thực hiện phải lập biên bản điều tra nguyên nhân gốc rễ. Kế đến, các hành động khắc phục phải được thực hiện triệt để trước khi đóng hồ sơ. Cuối cùng, Báo cáo thẩm định (Validation Report) tổng hợp toàn bộ kết quả sẽ được trình QA phê duyệt. Nhờ vậy, bộ hồ sơ thẩm định trở thành tài liệu lưu trữ có giá trị pháp lý lâu dài.

Bốn giai đoạn là một chuỗi, không tách rời

Tóm lại, DQ IQ OQ PQ là bốn mắt xích không thể tách rời trong quy trình bảo đảm chất lượng thiết bị nhà máy dược. Do đó, việc tuân thủ đúng trình tự từ thẩm định thiết kế đến thẩm định hiệu năng giúp ngăn ngừa tối đa rủi ro vận hành. Ngoài ra, nhà máy cần tránh tâm lý làm tắt hoặc coi thẩm định là thủ tục giấy tờ thuần túy. Nhờ kết hợp chặt chẽ giữa thẩm định thiết bị và quản lý bảo trì định kỳ, doanh nghiệp sẽ duy trì ổn định chất lượng sản phẩm. Hơn nữa, hệ thống hồ sơ minh bạch luôn là chìa khóa giúp nhà máy vượt qua các kỳ đánh giá GMP thành công.

TYPE 2 — Nội dung tổng hợp có tính tham khảo. Bài viết có giới hạn thông tin (transparency note): nội dung bài viết tổng hợp dựa trên các nguyên tắc thẩm định thiết bị theo EU-GMP Annex 15, WHO GMP và hướng dẫn từ ISPE tại thời điểm biên soạn. Hãy tham vấn bộ phận đảm bảo chất lượng (QA) của nhà máy để áp dụng quy trình phù hợp với từng loại thiết bị cụ thể.